Joint Application Development (JAD)

Joint Application Development (JAD)

A.   Joint Application Development (JAD)

Joint Application Development (JAD) merupakan tahapan atau langkah-langkah dan merupakan salah satu prinsip bagaimana agar pengembangan sistem informasi sukses. JAD atau Joint Application Development merupakan sebuah teknik yang berfokus pada keterlibatan dan komitmen pengguna dalam menentukan kebutuhan dan merancang (desain) aplikasi. JAD adalah proses kelompok terstruktur yang terfokus untuk menentukan kebutuhan, melibatkan tim proyek, pengguna, dan manajemen bekerja bersama-sama

(JAD) adalah pendekatan yang sangat terstruktur untuk pengembangan sistem yang melibatkan pengguna, manajer, dan informasi teknologi spesialis yang bersama-sama merancang dan mengembangkan aplikasi. Jadi, JAD merupakan suatu metodologi pengembangan system yang mula-mula digunakan untuk merancang suatu system yang berbasis-komputer, tetapi dapat diberlakukan bagi setiap proses pengembangan yang melibatkan interaksi berkelanjutan dengan pemakai dengan perancang yang berbeda system pengembangan. Beberapa manfaat dari teknik JAD meliputi: suatu lingkungan yang mendukung hubungan positif antara pengguna dan spesialis teknologi informasi; pengembangan lintas fungsional keterampilan antara pengguna dan profesional TI; dan sistem mengurangi waktu pengembangan dan biaya dengan mendapatkan pekerjaan yang dilakukan dengan benar pertama kalinya. Teknik Join Application Development (membangun sistem secara bersama-sama antara pengembang dengan pemakai sistem informasi) merupakan:

·         Penerapan JAD jika pengembang dan user bekerja bersama dalam satu tim akan sangat mendukung penerapan prototyping.

·         Penentuan keperluan oleh sekumpulan pemegang saham.

·         Melibatkan kerja sama tim proyek, pengguna dan pengurusan.

·         Dapat mengurangkan scope creep hingga 50%.

Teknik yang sangat berguna. Metode JAD merupakan suatu kerja sama yang terstruktur antara pemakai sistem informasi, manajer dan ahli system informasi untuk menentukan dan menjabarkan permintaan pemakai, teknik yang dibutuhkan dan unsur rancangan eksternal. Tujuan JAD adalah memberi kesempatan kepada user dan manajemen untuk berpartisipasi secara luas dalam siklus pengembangan sistem informasi. Ada beberapa alasan pentingnya keterlibatan user dalam perancangan dan pengembangan sistem informasi yaitu :

·         Kebutuhan User

·         Pengetahuan Akan Kondisi Lokal

·         Keengganan Untuk Berubah

·         User Merasa Terancam

·         Meningkatkan Alam Demokrasi

B.    Teknik Joint Application Development (JAD)

Teknik Joint Application Development (membangun sistem secara bersama-sama antara pengembang dengan pemakai sistem informasi) merupakan:

a.    Penerapan JAD jika pengembang dan user bekerja bersama dalam satu tim akan sangat mendukung penerapan prototyping.

b.    Penentuan keperluan oleh sekumpulan pemegang saham. Melibatkan kerja sama tim proyek, pengguna dan pengurusan.

c.     Dapat mengurangkan scope creep hingga 50%.

d.    Teknik yang sangat berguna.

1.       Peserta JAD

1.      Fasilitator. Dilatih dengan teknik-teknik JAD

2.      Menentukan agenda dan membantu mengumpulkan proses-proses

3.      Scribe(s) atau Catat

4.      Merekam atau mencatat kandungan atau inti pada sesi JAD

5.      Pengguna dan pengurus yang berpengetahuan tinggi dari unit bisnis.

2.       Pelaksanaan JAD

a.      Dua sampai tiga hari diluar dari perusahaan (menghindari gangguan rutinitas) dalam kondisi nyaman, dapat menggunakan fasilitas Group Support Fasilities di Universitas.

b.      Group   Support                Fasillities             minimal                memiliki proyektor, komputer, papan tulis, flip chart, mesin foto copy.

c.       Jadwalkan dimana semua orang dapat menghadiri, kegiatan dimulai kalau semua telah hadir.

Agenda pertemuan 1/2 hari, pada satu minggu sebelum pertemuan, sehingga peserta tahu apa yang diharapkan dari partisipasi mereka.

3.       Proses JAD

Proses JAD didasarkan pada empat gagasan yang sederhana sebagai berikut:

a.     Menempatkan orang-orang yang benar-benar ahli dalam pekerjaanya.

b.    Orang-orang yang terlatih di dalam teknologi informasi mempunyai pemahaman terbaik dalam pengembangan ini.

c.     Proses-proses system informasi dan    bisnis, orang-orang yang bekerja di dalam bidang-bidang yang terkait mempunyai pengertian yang mendalam dan peran yang berharga dari suatu sistem dan di dalam suatu masyarakat yang lebih besar.

d.    Sistem informasi terbaik dirancang ketika semua kelompok bekerja bersama-sama di suatu proyek sebagai mitra yang sama.

4.       Tahap-Tahap pada Joint Application Development

Adapun tahap-tahap dalam Joint Application Development (JAD) sebagai berikut:

a.       Project Definition

Menentukan tujuan & lingkup proyek, kendala-kendala proyek, dan project team.

b.      Research

Penelitian didasarkan pada user requirements. Dalam fase kedua 2 Ini. Management menemui orang-orang bisnis dan melakukan aktivitas seperti mengamati (Observe), melihat kembali (Review) dan diskusi. Setelah itu kemudian menemui perancang system dan melakukan aktivitas seperti nasihat teknis (Technical Advice) dan diskusi). Di sini juga disiapkan model-model yang akan digunakan pada ruang kerja JAD selama pertemuan, seperti Data Flow dan Business Process.

c.       Preparation

Mempersiapkan sesi JAD seperti agenda, perangkat bantu dan mengembangkan bahan-bahan pertemuan. Dalam fase ini terdapat Pre-Session Meeting yang berisi Orientation Overview oleh para leader, material Preparation clan Solution Guide. Kemudian semua peralatan yang dibutuhkan pada saat JAD Session nanti mulai disiapkan seperti: Flip Charts, Magnetics, Overhead Projectors, Electronic White Boards, Computer Projection units, Tape/ Video Recorder.

d.      Session

Memfasilitasi pertemuan dalam memecahkan 'communication gap' antara users dengan perancang dengan teknik kolaborasi dan brainstorming. JAD merupakan sebuah teknik yang berfokus pada keterlibatan dan komitmen pengguna dalam menentukan kebutuhan dan merancang (desain) aplikasi. JAD biasanya dilakukan dalam bentuk tim yang merupakan gabungan dari seluruh stakeholder proyek, yang bekerja dalam bentuk workshop-workshop atau forum diskusi. Secara garis besar yang perlu terlibat dalam JAD Sessions adalah sebagai berikut:

§  User Sponsor

Sponsor ini berarti Project Owner, memiliki kedudukan yang cukup tinggi dalam organisasi dan sebagai pengambil keputusan tertinggi dalam pengelolaan sistem informasi. Satu hal yang penting dilakukan oleh seorang Project Owner adalah komitmen yang kuat akan implementasi system informasi yang dilakukan. Salah satu peran dari Project Owner adalah memotivasi semua yang terlibat dalam project untuk berpartisipasi sekaligus pembuat keputusan apakah project akan berjalan atau tidak. Singkatnya, tanpa adanya Sponsor, maka tidak ada project.

§  End Users, business Users, Managers. Business User ini terdiri dari 2 jenis, yaitu Real End User dan Representative End User. Real End User adalah person yang melakukan pekerjaan real di lapangan. Dalam kasus, ini adalah operator-operator. Sedangkan Representative End User adalah person yang mengetahui seharusnya bisnis proses itu dilakukan, memahami spirit dan goal dari sistem yang dikelolanya. Biasanya ini adalah Kepala bagian, manajer, atau operator senior.

§  Facilitator

Seorang fasilitator berfungsi sebagai moderator dan mengarahkan setiap aktivitas JAD yang melibatkan banyak pihak untuk menjadi efektif. Seorang fasilitator harus memiliki kecakapan yang baik dalam berkomunikasi memberikan stimulus-stimulus dan trik-trik agar diskusi bisa berjalan dengan baik. Peran fasilitator disini adalah menjamin bahwa agenda dapat tercapai.

§  System Analyst

Seseorang atau tim yang akan in-charge dari sisi teknologi dan proses engineering nya. System Analysis bisa dikatakan sebagai “silent observers", yaitu mendengar gambaran user tentang proses bisnis dan persyaratan data, dan memberikan komentar pada kelayakan teknis don ekonomis.

§  Scribe

Peserta JAD yang bertugas untuk mencatat isi dari sesi JAD. Tugas ini harus dilakukan secara sangat teliti karena hasil catatan inilah yang merupakan bahan mentah untuk kebutuhan system yang akan dirumuskan.

Pengembangan                aplikasi mengajak           secara

bersama-sama seluruh stakeholders (clients and developers). Suatu sesi JAD membutuhkan waktu 1-5 hari / satu minggu. jumlah peserta maksimum tidak melebihi 25 orang.

Gambar 1. Perlengkapan yang di butuhkan saat JAD Session

Gambar 2. Aktivitas pada saat JAD Session

e.      Final Document.

Memprediksi dan mendapatkan persetujuan untuk dokumen akhir yang fokus pada kebutuhan bisnis. Output dari fase terakhir ini adalah dokumen-dokumen seperti:

§  List of objectives

§  System Scope

§  Functional Requirements

§  Benefits

§  Priority of requirements

§  Systems Specifications

§  Process/data/object models

§  GUI Interfaces

§  Screen/report designs; menus,

§  Open Issues list and assignments

§  Project action plans and dates for completion

f.        Contoh JAD

Misalnya mengelola dan mengupdate content web dan SIG penataan ruang PU agar tetap operasional dan mengembangkan portal penataan ruang melalui pembuatan aplikasi pelengkap untuk menjadi portal yang mempunyai fungsi utama mengkomunikasikan data special kepada stakeholder penataan ruang. Dalam pelaksanaan pengembangan sistem ini, akan dilakukan secara Joint Application Development (JAD), konsultan akan bekerja sama dengan tim pengelola portal Penataan Ruang, Adapun urutan-urutan kegiatan JAD yang ditawarkan adalah sebagai berikut:

§  Proyek di awal

§  Analisis Sistem

§  Perancangan Sistem

§  Review

§  Pengembangan Sistem

§  Pengujian Sistem (IT Test & User Acceptance Test)

§  Pelatihan

§  Implementasi Sistem

§  Proyek Selesai.